Het maken van back-ups van gegevens is een belangrijk onderdeel van het beschikbaar houden van de gegevens van een organisatie. Door regelmatig back-ups te maken, kunnen organisaties zich beschermen tegen gegevensverlies als gevolg van het per ongeluk verwijderen, hardwarestoringen of andere onvoorziene gebeurtenissen. In dit artikel bespreken we het belang van het maken van back-ups, best practices en richtlijnen voor het maken van effectieve back-ups. Ook bespreken we hoe je dit kunt afstemmen met je IT-beheerder of managed service provider (MSP).
Het maken van back-ups van gegevens is een essentieel onderdeel van de strategie voor gegevensbeheer van elke organisatie. Door regelmatig back-ups te maken, kunnen organisaties zich om verschillende redenen beschermen tegen gegevensverlies, waaronder:
- Per ongeluk verwijderen: Het per ongeluk verwijderen van belangrijke gegevens komt vaak voor. Zonder een back-up van deze gegevens, kan het moeilijk of zelfs onmogelijk zijn om de verloren gegevens te herstellen;
- Hardwarefout: Onderdelen binnen apparatuur zoals een computer of een server kunnen defect raken, wat mogelijk kan leiden tot gegevensverlies. Door regelmatig back-ups te maken, kunnen organisaties zich beschermen tegen gegevensverlies als gevolg van hardwarestoringen;
- Onvoorziene omstandigheden: Door situaties zoals bijvoorbeeld brand, inbraak of waterschade, kan hardware beschadigd raken en mogelijk zorgen dat gegevens niet meer te gebruiken zijn. Ook hier helpt het maken van back-ups.
Best practices en richtlijnen voor het maken van effectieve back-ups
Er zijn verschillende best practices en richtlijnen die organisaties kunnen volgen om ervoor te zorgen dat hun back-ups effectief zijn. Zo is het als eerste belangrijk om dit regelmatig te doen. Door dit bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks te doen, wordt ervoor gezorgd dat de gegevens waarvan een back-up wordt gemaakt up-to-date en actueel zijn. Als er te veel tijd tussen een back-up zit, kan het voorkomen dat informatie verouderd is én dat nieuwe informatie ontbreekt. Ook is het een goed idee om back-ups op te slaan op een locatie die gescheiden is van het locatie van jouw organisatie. Dit helpt bij het beschermen tegen gegevensverlies als gevolg van natuurrampen of andere gebeurtenissen die van invloed kunnen. Helaas komt het nog te vaak voor dat door een brand alle gegevens vernietigd worden, inclusief de back-ups die op dezelfde locatie werden opgeslagen. Als derde is het belangrijk om de data te versleutelen. Dit wordt gedaan ter bescherming tegen ongeoorloofde toegang of datalekken. Wanneer een back-up op bijvoorbeeld harde schijf staat en deze harde schijf wordt ergens verloren, betekent dit nog niet dat de gegevens ook ingezien kunnen worden door de vinder van de harde schijf. Tot slot is het belangrijk om de back-ups ook regelmatig te testen. Dit zorgt ervoor dat de back-ups met succes kunnen worden hersteld in geval van gegevensverlies.
Hoe u dit bespreekt met uw IT-beheerder of MSP
Als uw organisatie met een IT-beheerder of managed service provider (MSP) werkt, is het belangrijk om uw behoeften en verwachtingen voor gegevensback-up en -herstel met hen te bespreken. Enkele belangrijke punten waarmee u rekening moet houden bij het bespreken van back-ups met uw beheerder zijn:
- De typen gegevens waarvan een back-up moet worden gemaakt;
- De frequentie van back-ups;
- De locatie van back-ups;
- De methode van back-ups (bijv. on-site, off-site, cloud);
- Het proces voor het testen en herstellen van back-ups;
- Alle nalevings- of wettelijke vereisten waarmee rekening moet worden gehouden.
Door een open en eerlijk gesprek te voeren over uw behoeften op het gebied van back-up en herstel van gegevens, kunt u ervoor zorgen dat uw back-ups effectief zijn en voldoen aan de behoeften van uw organisatie.