Documentatie is een cruciaal aspect binnen de cyber security voor elke organisatie. Door beleid, processen en standaarden te schrijven, delen én onderhouden, wordt houvast geboden voor beveiligingsstrategieën, het zorgen voor naleving van wet- en regelgeving en voortdurende verbetering mogelijk maken. In dit artikel komt naar voren waarom documentatie zo belangrijk is en worden enkele tips gedeeld om documentatie effectief op te stellen.
Eén van de belangrijkste redenen waarom documentatie belangrijk is, is dat het een basis voor beveiliging binnen een organisatie biedt. Door beleid, processen en standaarden te creëren, kunnen organisaties richtlijnen opstellen voor hoe ze bijvoorbeeld beveiligingsincidenten moeten aanpakken, risico’s moeten beoordelen en op bedreigingen moeten reageren. Wanneer dit niet officieel is vastgelegd in bijvoorbeeld een beleidsdocument of een proces, hebben mensen de neiging om op hun eigen wijzes en manieren reageren, in plaats van de visie vanuit het bedrijf.
Een ander belangrijk aspect is dat het helpt bij het naleven van beveiligingsvoorschriften. In veel industrieën en sectoren is naleving van beveiligingsvoorschriften verplicht. Door hun beveiligingsbeleid, -processen en -standaarden te documenteren, kunnen organisaties aantonen dat ze beveiliging serieus nemen en stappen ondernemen om aan deze voorschriften te voldoen. Zoals CW Greenport al eerder schreef, is NIS2 als nieuwe cyber security richtlijn ontwikkeld op Europees niveau, welke mogelijk van invloed zal zijn op veel organisaties binnen het Greenport-cluster. Documentatie helpt tot slot ook bij het trainen en onboarden van nieuwe medewerkers en contractanten. Duidelijke en beknopte documentatie zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en begrijpt wat er van hen wordt verwacht.
Tips voor het maken van effectieve documentatie
Hieronder zijn enkele tips te vinden om documentatie te ontwikkelen en hiermee cyber security binnen uw organisatie beter te borgen.
- Houd het beknopt en duidelijk: Uw documentatie moet gemakkelijk te begrijpen zijn en moet duidelijk aangeven wat er van werknemers en contractanten wordt verwacht. Vermijd het gebruik van technisch jargon of te complexe taal en toets ook of het voldoende begrepen wordt;
- Betrek de belangrijkste belanghebbenden: Bij het maken van beveiligingsdocumentatie is het belangrijk om de belangrijkste belanghebbenden te betrekken, zoals het IT-team, de juridische afdeling en HR. Dit helpt ervoor te zorgen dat uw documentatie volledig is en alle relevante gebieden meeneemt. Ook zorgt het ervoor dat het implementeren van de documentatie en bijbehorende processen eenvoudiger gaat: juist doordat belangrijke belanghebbenden al vroeg meegenomen zijn in het ontwikkelen van documentatie, is voor hen ook duidelijk wat hun rol is;
- Controleer en update regelmatig: Cyberdreigingen evolueren voortdurend, dus het is belangrijk om uw cyber security documentatie regelmatig te bekijken en bij te werken. Dit helpt ervoor te zorgen dat uw organisatie altijd up-to-date is met de nieuwste best practices;
- Maak het toegankelijk: Uw beveiligingsdocumentatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle werknemers en contractanten. Overweeg het gebruik van een gecentraliseerd documentbeheersysteem of intranet om het mensen gemakkelijk te maken de informatie die ze nodig hebben te vinden en ernaar te verwijzen. Denk bijvoorbeeld aan SharePoint (Microsoft), Confluence (Atlassian) of Google Drive (Google). Houd hierbij ook rekening dat informatie alleen gedeeld mag worden met personen indien zij dit nodig hebben voor hun werk.